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你是否曾想在校園內辦場講座，卻毫無頭緒不知從何下手?其實關於活動的籌辦-小至你系上的營隊，大至公司對外的產品發布會，都沒有想像中來的容易。要辦好營隊的關鍵，在於前期的規劃是否完善。今天Sponya小編就帶大家以專案管理的角度，規劃出活動從前期計畫到後期執行的步驟與時程!
一個活動要辦得好，我們可以分為四個階段來進行:創始(Initiate)、計畫(Plan)、執行(Execute)、完結(Close)。在時程上，我們可以依據活動規模的大小和複雜程度，來決定每階段需要進行的時間，有些活動所需計畫時間長，活動真正執行的時間卻很短;也有活動可不需太過複雜的計劃，卻有很長的執行時程。但無論四個階段在活動中的占比為何，它們都在活動規劃中有彌足重要的位置，缺一不可。以下我們就分別仔細檢視每一個活動時程，應該注意的細項。
開會最重要要確認的，便是開會的目的。許多會議最終毫無成效或顯得冗長，都是因為在開會前沒有確認開會目的，或開會目的不明確。常見的開會目的有:例行工作回報、專案提案或發想、員工訓練學習等。
開會目的確認後，便可以藉由5W(Who, Where, When, What, How)確認會議的人、事、時、地和物。「人」即是須參加此次會議的人員，務必確保每個參與的人員都與會議目的相關，以避免浪費參與人員的時間。「事」即是會議議程，會議議程需依照會議目的來訂定，可依照「解決問題理論與實務」(Critical Thinking and Problem Solving, CTPS)中的「彼此獨立、集合窮盡」的原則，將欲討論的議題切成互不重複又能完整包含目的的議程。「時」則是指開會時間，可事先確認各參與成員的時間。「地」則是指會議地點，務必選擇離大家交通方便到達之處，若為線上會議，也須確認軟體的適用性和使用方法。「物」則是會議需準備的器具:如茶水、簡報系統、會議議程等……。
會議當天，若為實體會議，如果可以務必提1小時到達會議地點以確認場地各項設備是否運作正常，並提前為與會者準備茶水;若為線上會議，則需開啟線上會議室，並確認連線、影像和聲音皆正常。
作為會議主席或主辦者，可以於開頭簡單介紹與會人士，並簡單說明開會目的和會議議程，讓所有與會者可以對當日會議進行流程有大致了解。
會議正式開始後，便可依事前準備好的會議議程逐項進行討論，會議主席也要隨時注意會議時間，避免單項或多項議題討論過久，一般而言，一個有效率的會議，每一個主題的討論時間會於30分鐘以內。並記得設置記錄人員，針對所有會議議程討論結果進行記錄與整理。
待所有會議事項討論完畢，可以針對當日會議討論結果逐項重複一次，以加深每個與會人士對會議結果的印象。結束後便可宣布散會。
一個完整的會議最容易被人忘記的部分便是最後這個階段，許多會議進行得非常有效率，但若結束後沒有持續跟進與會人員是否完成會議中交辦的事項，那麼這場會議依舊是無用的。
會議結束後，務必設立專案時程表，用於和每個與會者確認其分配到要完成的工作，並持續跟進其進度，直到專案完成。
成功的人常常都有「眼高手低」的特質，我們的活動預算也不例外!試著將較為抽象、籠統的大活動逐一拆解成精細且具體的待完成事項，我們便可以清楚得知我們的活動將有哪些小目標所構成。在此步驟，評估風險和可行性至關重要，將那些不合活動主要目標和可行性低的目標逐一剔除，將有助於我們後續的預算規劃。
即使我們已評估過所有目標的可行性，要直接從這些待完成事項直接得出活動預算，仍然是件困難的事。如果類似的活動不是第一次辦理的話，那麼我們便可藉著參考以往活動的預算資料，大致得出此次活動的預算範圍。在參考過往的同時，也別忘了「沒有兩場完全相同的活動」，所以針對每個待完成項目仍要仔細評估，別直接照抄以往的預算哦！
經過前面兩步驟，我們現在已對活動的每一項任務有了大概的認識，接下來就是要一一把預算每項任務的預算制定出來了！一般校園活動的預算可大致分為以下幾個大項：場地費用、人員費用以及行銷費用。我們可以將預期的細項任務歸類進此三大項內，並且評估：是否有哪一項的預算總和超過預期？活動的成本是否在預算完成後仍在可接受、可行的範圍內？
有了清楚的活動預算後，就可以開始諮詢各項項目提供廠商的報價啦！由於前面幾個步驟我們已經對活動的各個項目有相當的掌握，故到了詢價階段就不易遭廠商開高價。另外，除了將活動外包給廠商之外，也可以評估動用自己可使用的人力來執行在各項成本上是否較為划算，才能每分錢都花在刀口上哦！
預算的最後一個階段當然就是把「預算」變成實際「成本」的執行階段啦!如果前面每個步驟都有做到，那麼在執行的階段只要注意精確實踐預算規劃，並盡量控制好因為變動所產生的額外預算即可。
以上小編就分享了活動預算從評估到執行的各個步驟和應注意事項，相信只要掌握活動辦理最棘手的預算部分，你/我都可以成為校園中的辦活動達人！Sponya Medium我們下次見~
隨著新的學期的開始，身為校園社團或組織中堅份子的你，是否也在為本學期的社課、講座而煩惱呢？除了場地和時程安排外(【如何辦好一場學生活動？】)，能否邀請到合宜的講師前來分享，更是以上活動不可或缺的一環!至於拜託講師的邀請信要怎麼寫才能兼顧禮貌與邀約事項呢?今天的Sponya Mdeium，小編就要和大家分享寫講師邀請信的攻略大全(結尾也有講師邀請信的範本唷，記得看到最後)
主旨是講師在E-mail上了解活動主辦單位的敲門磚，為了讓講師在看到主旨的第一眼就對你的社團或組織有好印象，一個包含主辦單位名稱、講座主題、邀請對象(也就是講師)還有視情況添加的敬語都是寫信主旨時不可或缺的元素唷! 例如:敬邀講師XXX擔任Sponya新創校園大使課程講師。
在信件的一開頭，先禮貌地自我介紹，告知邀請講師你所屬的單位，同時向講師表達邀請他前來授課、演講的原因。一個禮貌的開頭不但讓講師願意耐著性子把整封信讀完，也可以提高他接收邀約的可能性哦。
向講師自介後，在此段你需要將活動當天預期講師能分享的主題，以及期待他能延伸的內容表達清楚，並向其提供簡單的活動流程，若講座有互動或其他特殊環節，也別忘了在此階段向講者說清楚唷!
小編時常看到許多社團都是先將活動時間定死之後才開始找講師，卻忽略了講師通常也是大忙人，也因此常常邀不到想找的講師來參與活動。故在安排活動的中前期講師的邀約也得同時進行。雖然你可以告訴講師期望辦理活動的時間，但記得給予2、3個日期供他選擇，並告知活動時長才不會邀約處處碰壁。
確認完時間資訊後，也別忘了和講師確認活動地點唷!除了提供清楚地址(最好可以提供地圖)外，提供活動現場照片也可以讓講師預先知道活動現場布局，以利活動順利進行。
講到錢就欲哭無淚……。小編也知道一般「正常」的社團是不會有太多錢可以辦活動，但要記得講師也是人，不能每場講座都讓講師做功德對吧？故小編建議在規劃活動預算時就應該把講師費包含在內。在信裡除了告訴講師每小時鐘點費多少，總計費用多少、是否供餐等資訊外，也別忘了和他商量支付方式。
在告訴講師活動的基本資訊後，除了一個有禮貌的收尾，你和主辦單位負責人的聯絡資訊，包含聯絡電話、E-mail等也一樣要告訴講師，這樣講師才知道他要找誰告知是否接收邀約哦！
以上就是小編統整的幾個一定要加在講師邀請信裡的重點，下面也提供講師邀請信的範本，歡迎大家複製下來使用唷！Sponya Medium，我們下次見!
○○老師您好：
我是○○○○(單位全名)的○○(職位)，我叫○○○(本名)
本次邀請老師前來演講，是希望老師能就○○○主題與同學分享您的見解與看法。附件亦附活動預期的流程表，請您參考。
我們的活動預計於星期○ 下午○點到○點 共（○個小時）舉行，
若老師上述時間不克前來，我們亦可配合老師於以下時間10/4、10/11、10/18舉辦活動。
活動當天預計於○○○○(地點)舉行，地址為○○○○。附件檔亦提供活動現場照片和週邊地圖，請您參考。
本次講座的鐘點費用為○○○○元/每小時，本次活動預計時長為○小時，故活動當天將會以現金的方式支付老師○○○○元，並會提供您晚餐，歡迎老師前來一同與同學用餐。
感謝老師撥冗閱讀此信，我們誠摯希望能邀請老師前來作為本次講座的講師，若您願意擔任本活動講師，還煩請您透過以下聯絡資訊與我們聯絡!
○○○○(單位名)
○○○(邀約負責人姓名)
○○○○(連絡電話)
○○○○電子信箱
所謂大學必修三學分：愛情、課業、社團。而參加社團或系上活動，免不了會遇到需要辦活動的時候，至於如何辦一場吸引人的活動？就讓Sponya來告訴你！活動前的籌備可以說繁瑣又複雜，且須耐心與細心兼備，但也是這些繁雜事項讓整個活動on track！辦活動也適用3W1H的原則，用這樣的思路進行思考，也許會讓活動脈絡更清晰！
無論活動大小，一定要很清楚為什麼要舉辦這場活動，活動絕非為辦而辦，或有：「之前學長姐也都辦這樣的活動，那我們也跟他們一樣就好了」的這種消極想法，必須嚴謹評估效益，畢竟實體活動須付出的成本並非小覷，因此得了解舉辦活動的最終目的為何，釐清中心思想後和同伴一同努力！
2. 場地租借、器材準備:
在找尋場地時，要考量許多面向，像是交通地理位置、設備是否齊全、報價金等等，根據以往辦活動的經驗，交通方便真的很重要！大部分的人會選擇搭乘大眾運輸工具前往，若能選在離捷運站或公車站較近的地點，可能會吸引更多人前往！
準備所需用品時，可以先列一份清單，越詳細越好，屆時較方便清點，若有缺少的狀況，也可以事先解決。
3. 宣傳&報名
網路時代發達，有許多平台可以宣傳，像是facebook、instagram、臉書社團、line等等，可以依照活動性質，試想發佈於哪一個社群平台較能達到成效；也可以依照不同社群的用戶進行內容行銷，針對不一樣的客群，利用不同的文字內容或語氣，達到宣傳效果。
報名系統可以使用google表單、SurveyCake等等，在統計完報名人數後，活動前一天也可以寄送行前通知信，提醒大家來參與！
4. 編寫細流
大部分會由總召或負責人們一起撰寫細流，因為通常是這些人對整個活動較瞭若指掌，細流寫完之後，也要在事前和夥伴一起順一遍流程，建議工作人員可以把自己在每個時段需要負責的工作用螢光筆標註起來，如此一來在跑流的時候可以更專注且效率更高。
可以編寫活動前一天試跑的行前流與活動當日的流程，讓大家更了解活動，也能更進入狀況(【學生活動企劃書怎麼寫？】)！
5. 活動回饋機制
實體活動是蒐集回饋的最佳時機，推薦利用slido，可以和來參加活動的人們做即時互動！
身為工作人員，得提早到場場佈，且熟悉場地，同時身為工作人員也須抱持以下積極想法：
有些人會覺得活動結束後，和平解散或歡樂慶功就好，檢討反而會傷感請，但其實，事後檢討才是辦活動的精華所在，可以從幾個面向檢視：
同時，寄送感謝函給予與會人員、嘉賓、講師、廠商等等，雖非必要條件，但可以說是十分加分的舉動，無論是對於活動本身抑或籌辦團隊，會留下更好的印象噢！
舉辦活動其實並不可怕，希望大家可以透過發想企劃且將腦中想法實踐的過程，和身旁的夥伴一同享受辦活動的快樂與真諦！
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學生辦活動萬萬不能缺少的元素就是一個好的場地，以下是小編整理出租借場地的小撇步以及推薦的平台與推薦名單！
每個人喜歡的介面使用方式不逕相同，因此可依照個人喜好選擇自己最喜歡的平台！
網址：https://www.pickoneplace.com/
是一間O2O(Online to Offline)的平台，將實體的場地空間資訊整合到線上，同時將線上的社群引導到場地中，是全台最大的場地資訊平台。
場地種類十分多種，派對、音樂表演、靜態展覽等等場地應有盡有；自己本身也可以成為場地主，透過Pickone中間的媒合，精準地增加客群與收入！
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分類可以說是十分詳盡，可以依照人數、地區、活動類別、設備內容、評價得分等等篩選，也有評分、留言等功能，讓找活動場地就像找飯店一樣簡單透明！也有免費的專人服務喔！
擁有多元的大型活動場地，較特別的是除了場地租借外，更提供了場地佈置服務，在所有活動舉辦期間由服務同仁在現場協助處理主辦單位在場地方面遇到的各種疑難雜症，簡而言之即為以一條龍的服務來滿足主辦的所有需求！
網址：https://ydfe.gov.taipei/Content_List.aspx?n=78F49D0F18C05097
有許多不同類型的場地，蠻適合高中或大學社團的表演與成發！
有不少廳，有些演唱會也會選在這裡舉辦！
網址：https://www.sec.ntpc.gov.tw/home.jsp?id=45&parentpath=0,4,33
交通很方便，軟硬體設備兼具，是舉辦表演的好場所！
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