如何有效率地開會？
本文目錄:
事前準備
確認開會目的
開會最重要要確認的，便是開會的目的。許多會議最終毫無成效或顯得冗長，都是因為在開會前沒有確認開會目的，或開會目的不明確。常見的開會目的有:例行工作回報、專案提案或發想、員工訓練學習等。
確認開會5W
開會目的確認後，便可以藉由5W(Who, Where, When, What, How)確認會議的人、事、時、地和物。「人」即是須參加此次會議的人員，務必確保每個參與的人員都與會議目的相關，以避免浪費參與人員的時間。「事」即是會議議程，會議議程需依照會議目的來訂定，可依照「解決問題理論與實務」(Critical Thinking and Problem Solving, CTPS)中的「彼此獨立、集合窮盡」的原則，將欲討論的議題切成互不重複又能完整包含目的的議程。「時」則是指開會時間，可事先確認各參與成員的時間。「地」則是指會議地點，務必選擇離大家交通方便到達之處，若為線上會議，也須確認軟體的適用性和使用方法。「物」則是會議需準備的器具:如茶水、簡報系統、會議議程等……。
開會當下
提前到達會議地點
會議當天，若為實體會議，如果可以務必提1小時到達會議地點以確認場地各項設備是否運作正常，並提前為與會者準備茶水;若為線上會議，則需開啟線上會議室，並確認連線、影像和聲音皆正常。
開頭引言
作為會議主席或主辦者，可以於開頭簡單介紹與會人士，並簡單說明開會目的和會議議程，讓所有與會者可以對當日會議進行流程有大致了解。
會議目的事項討論
會議正式開始後，便可依事前準備好的會議議程逐項進行討論，會議主席也要隨時注意會議時間，避免單項或多項議題討論過久，一般而言，一個有效率的會議，每一個主題的討論時間會於30分鐘以內。並記得設置記錄人員，針對所有會議議程討論結果進行記錄與整理。
Recap
待所有會議事項討論完畢，可以針對當日會議討論結果逐項重複一次，以加深每個與會人士對會議結果的印象。結束後便可宣布散會。
開會當下
事後跟進
進度追蹤
一個完整的會議最容易被人忘記的部分便是最後這個階段，許多會議進行得非常有效率，但若結束後沒有持續跟進與會人員是否完成會議中交辦的事項，那麼這場會議依舊是無用的。
會議結束後，務必設立專案時程表，用於和每個與會者確認其分配到要完成的工作，並持續跟進其進度，直到專案完成。